Google Workspaceでファイル管理を行う際、必ず知っておきたいのが「マイドライブ」と「共有ドライブ」の違いです。
適切な使い分けができていないと、「担当者が退職したらファイルが開けなくなった」「誤って重要なデータを削除してしまった」といったトラブルが発生するリスクがあります。
この記事では、マイドライブと共有ドライブの違いや、組織で安全にファイル管理を行うための運用のコツをわかりやすく解説します。
マイドライブと共有ドライブの大きな違い
一番の大きな違いは、「ファイルの所有権（所有者）」が個人にあるか、組織全体にあるかという点です。
・マイドライブ： 作成した個人の所有物。退職やアカウント削除に伴い、ファイルも一緒に消去されるリスクがある。
・共有ドライブ： 組織（チーム）の所有物。作成者が退職してもファイルは残るため、社内のナレッジや業務データ管理に最適。
ビジネスで共有・保管するファイルは、原則として「共有ドライブ」で管理するのが安全な運用の基本です。
共有ドライブを活用する3つのメリット
- アクセス権限を細かく設定できる
「管理者」「投稿者」「閲覧者」など、メンバーごとに適切な権限を設定できるため、情報漏洩や誤操作を防ぐことができます。 - メンバーの追加・削除が簡単
チームに新メンバーが入った際、共有ドライブに招待するだけで配下のすべてのファイルに一括でアクセス権を付与できます。 - 個人のストレージ容量を圧迫しない
共有ドライブ内のデータは組織のストレージ容量としてカウントされるため、個人の容量不足に悩まされることがなくなります。
まとめ：共有ドライブを活用して安全なデータ管理を行おう
チームで扱うファイルは共有ドライブへ集約し、退職・引継ぎ時にもトラブルの起きない安全な管理体制を整えましょう。
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