「備品や商品の在庫管理を紙やExcelでやっていて、入力ミスや共有漏れが多い…」とお困りではありませんか？
Googleが提供するノーコードツール「AppSheet」を使えば、普段使っているスプレッドシートを元に、スマホのカメラでバーコードを読み込める高機能な「在庫管理アプリ」が数分で作れます。
ただし、作成したアプリを無料のGoogleアカウント（@gmail.com）のまま現場のスタッフ全員で使おうとすると、セキュリティや運用面で大きなトラブルに繋がる可能性があります。
この記事では、現場で使える在庫管理アプリの具体的な作成手順と、ビジネスで安全に運用するためのGoogle Workspace（有料版）の必須知識を分かりやすく解説します。
1. 無料のAppSheetで在庫管理アプリを運用する3つのリスク
AppSheetは無料でもアプリの開発・テストが可能ですが、実際の業務（複数人での在庫管理など）にそのまま投入すると以下の壁にぶつかります。
- ① 常に「プロトタイプ（試作品）」の警告が出続ける
- 無料のまま他のスタッフに共有すると、アプリ画面に「This is a prototype」という警告が表示されたり、動作に制限がかかったりして、現場の混乱を招きます。
- ② 退職者が発生するとアプリと在庫データが消滅する
- 無料アカウントで作成したアプリは「個人」の持ち物です。作成した担当者が退職してアカウントを削除すると、現場の在庫管理システムが元データ（スプレッドシート）ごとすべて消滅してしまいます。
- ③ 情報漏洩・セキュリティの懸念
- 会社の重要な資産である「在庫データ」を、個人の無料アカウント間で共有するのは情報管理の観点から非常に危険です。
これらのリスクを完全に排除し、安全な公式アプリとして現場へ導入するには「Google Workspace」環境が欠かせません。
2. Google Workspaceなら「AppSheet（有料版）」が無料でついてくる！
社内でAppSheetを本格稼働させる場合、通常はAppSheetの有料ライセンス（Coreプラン等）が必要ですが、「Google Workspace（Business StarterやStandard等）」を契約していれば、なんとこの有料版AppSheetが追加費用なしで最初から利用できます！
Workspace環境（@社名.com）でアプリを運用すれば、プロトタイプの制限なくスタッフ全員で快適に使えます。さらに、元となるスプレッドシートを「共有ドライブ」に保存することで、アプリは個人の持ち物から「会社の資産」になり、担当者が変わっても安全に引き継げます。
3. 【実践】バーコード読み取り付き「在庫管理アプリ」の作り方
ここからは、実際に手元の環境で「在庫管理アプリ」を作成する手順を解説します。まずは無料でテストアプリを作ってみましょう！
ステップ1：スプレッドシートでデータベースを作成
まずはアプリの元となるデータを準備します。
Googleスプレッドシートを開き、1行目（見出し）に以下の項目を作成し、テストデータを数行入力しておきます。
- A列：JANコード（バーコードの数値）
- B列：商品名
- C列：在庫数
- D列：最終更新日
有料版であれば、この表も自動で作成することができます。詳しくはこちら
【無料版 vs 有料版】スプレッドシートのGemini活用術！関数作成からデータ分析まで自動化する必須設定
ステップ2：AppSheetを起動してアプリを生成
- スプレッドシートの上部メニューから**「拡張機能」＞「AppSheet」＞「アプリを作成」**をクリックします。
- 自動的にAppSheetの管理画面が立ち上がり、数秒で一覧画面を持つアプリのベースが完成します。
ステップ3：バーコード読み取り機能を有効化する
スマホのカメラでバーコードをスキャンできるように設定変更します。
- AppSheet画面左側のメニューから**「Data」＞「Columns」**を開きます。
- 「JANコード」の行を探し、編集（鉛筆アイコン）をクリックします。
- **「Searchable」や「Scannable」**の項目にチェックを入れて保存（Save）します。
- スマホでAppSheetのアプリをインストールしログインしてください。
在庫リストが表示され、自由に追加したり削除したりすることができます。
試しに右下の「＋」ボタンをおして商品を追加してみましょう。
- カメラを開いてバーコードをスキャンすることができます。私の好物のいちごみるくをスキャンしてみます。
- スキャンして商品名と在庫数を記入したら「Save」を押します。
このようにスプレッドシートにも反映されます。
4. まとめ：テスト作成は無料で、本番導入はWorkspaceで！
AppSheetを使えば、プログラミング知識ゼロでも現場主導で便利な在庫管理アプリを数分で作成できます。
最初は無料アカウントでテスト作成を行い、「よし、これを自社の公式業務として現場に配ろう！」と決まったタイミングで、警告表示やデータ消失のリスクがないGoogle Workspace環境へ移行させるのが最も賢い進め方です。
Google Workspaceは最初の14日間は完全無料で試すことができます。導入の際は、初年度が10%安くなる以下のプロモーションコードもぜひ活用してください。
▶ 【関連記事】 【10%OFF特典あり】Google Workspaceを安く始める方法！導入手順完全ガイド
▶ 【関連記事】 【無料版 vs 有料版】Googleドライブを仕事で使う限界は？「共有ドライブ」導入のメリットと乗り換えタイミング
【今すぐ使える】Google Workspace 10%OFFプロモーションコード
お申し込みの際、決済画面で以下のコードを入力すると初年度の利用料が10%割引になります。
- Business Starter プラン用：
67MTEGDFHLUVXHV74LHNFHXH46CGTH
- Business Standard プラン用：
C6367KUCFLKVNCDLAGVTV4QLPM9V3R
コメント